ビジネスメールで話題を切り替える方法｜接続詞と敬語の使い方

ビジネスメールでは、1つのメールにつき1つの話題を扱うのが望ましいとされています。

とはいえ、実際のやり取りの中では、複数の話題を同時に伝えなければならない場面も少なくありません。

このとき、適切な表現を使わなければ、話題の切り替えが唐突になったり、伝えたい内容が相手にうまく伝わらなかったりすることがあります。

この記事では、ビジネスメールの中で話題をスムーズに切り替える方法について詳しく解説します。

適切な接続詞や表現を身につけることで、より分かりやすく、伝わりやすいメールを作成できるようになるでしょう。

ビジネスメールで話題を変える際の表現とテクニック

ビジネスメールの中で話題を切り替える場合、次の3つの方法が考えられます。

では、それぞれの方法について、具体的に見ていきましょう。

話題を切り替える際に、最もシンプルで分かりやすい方法は、「別件ですが」「話は変わりますが」と明記することです。

この表現を使うことで、話題が変わることを相手にストレートに伝えられます。

特に、前の話題と新しい話題の関連性が薄い場合や、メールの文面が長くなる場合には、このような表現を活用すると良いでしょう。

話題を切り替えるときに、適切な接続詞を使うと、スムーズな流れを作ることができます。

ビジネスメールでは、次のような接続詞がよく使われます。

ただし、「また」は関連する内容を追加するときに使う接続詞のため、話題を切り替える際には適さないことに注意しましょう。

もう一つの方法として、メールの冒頭で「本日は2点お伝えします。」と記載し、話題の流れをあらかじめ示す方法もあります。

この方法を用いることで、接続詞を使わずとも、読者にとって分かりやすい構成を作ることが可能です。

話題をスムーズに切り替えるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

以下の点を意識すると、より伝わりやすいメールを作成できます。

新たな話題を導入する際は、その目的や意図を簡潔に伝えることが重要です。

例えば、「次に、別件についてお知らせいたします。」と書くことで、話題の切り替えが明確になります。

話の流れを意識し、前の話題をしっかり締めくくってから次の話題に移るようにしましょう。

以下のような順序で整理すると、分かりやすくなります。

「話は変わりますが」は丁寧語の一種で、そのまま使用しても問題ありません。

しかし、ビジネスシーンでは、より丁寧な表現や他の言い換え表現を使うこともできます。